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-- Construire un parcours de formation --

Secrétaire médical (RNCP35252)

Formation et/ou diplôme proposée au RNCP par le certificateur : CESAME

Branches de formations NSF

NSF 3xx Domaines technico-professionnels des services > NSF 32x Communication et information > NSF 324 Secrétariat, bureautique >
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> NSF 324t Saisie, mise en forme et communication des données >

Activités visées

Le bloc A est orienté vers les missions d'accueil et d'assistance aux patients. Le bloc B est orienté vers les missions d'organisation de l'activité et de gestion administrative et comptable. Le bloc C est orienté vers les missions de production et de gestion des documents servant à la communication médicale. A : Accueil et assistance aux patients Accueillir les patients, répondre à leurs appels, identifier leurs besoins, évaluer les cas d'urgence. Proposer un rendez-vous vers le soignant ou le service adapté ou orienter vers une autre structure puis donner des informations au patient sur son parcours de soins ; Enregistrer le rendez-vous avec un agenda électronique (Outlook) puis procéder à l'admission en utilisant le logiciel spécifique adapté ; Assurer la fluidité de la circulation et l'attente des patients ; faire face à une situation particulière, conflictuelle, agressive ou relevant de l'urgence médicale ; Conseiller pour la prise en charge des frais médicaux : sécurité sociale, CMU, mutuelle, frais de transport, dans le cas d'un arrêt de travail ou dans des situations spécifiques : ALD, maternité, psychiatrie... B : Organisation et gestion d'un service médical Établir l'agenda des consultations, des examens et des admissions, diffuser aux patients les convocations confirmant leur rendez-vous ; Procéder avant chaque journée à la vérification de l'organisation des activités programmées dans le service ; procéder à des ajustements, le cas échéant ; Participer à l'organisation et à la mise en place de la logistique d'un événement, d'une réunion d'équipe, d'une conférence ; organiser l'information en amont, diffuser les invitations ; Prendre des notes pendant une réunion, rédiger un compte-rendu, le mettre en forme puis le diffuser ; Assurer la gestion comptable d'un cabinet médical, émettre des devis, procéder aux encaissements, passer les écritures correspondantes, utiliser la télétransmission, gérer les fournitures (commandes, stocks) ; Participer à la gestion comptable d'un établissement hospitalier rédiger les résumés d'unité médicale (RUM), en utilisant le codage adapté, puis transmettre dans le respect des règles du programme médical des systèmes d'information (PMSI). C : Production et gestion des documents servant à la communication médicale Traiter le courrier et les mails arrivant dans le service tri, diffusion, numérisation, archivage. Rédiger et mettre en forme des documents simples sortants : mails, courriers, lettres de liaison, certificats médicaux, ordonnances ; Transcrire un compte-rendu de consultation et/ou d'opération à partir d'un enregistrement numérique (ou effectué par tout autre dispositif d'enregistrement) ; Créer un dossier pour un nouveau patient, en utilisant la procédure dossier patient informatisé (DPI). Compléter, actualiser les dossiers existants, les classer, les archiver, en assurer la traçabilité, éventuellement en diffuser une partie, dans le respect des règles sur le partage de l'information médicale ; Collecter puis diffuser dans le service les textes récents sur la protection des données, le droit des usagers, l'hygiène, la sécurité et les obligations en termes de qualité environnementale.
[Se référer à la fiche source pour plus de détails]

Appellations professionnelles possibles

  • Secrétaire médical
  • Secrétaire médico-social

Environnements de travail

  • La plupart des titulaires de la certification sont recruté(e)s par des centres hospitaliers ou des cliniques, des cabinets médicaux, des centres d'imagerie médicale ou des laboratoires d'analyses. Le secteur médico-social offre quelques opportunités, c'est le cas des établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) ou des centres de médecine de santé au travail.
  • Le secrétaire médical exerce toujours sous la responsabilité d'un médecin ou d'un cadre administratif. Selon la taille du service qui l'emploie, il peut avoir plusieurs supérieurs hiérarchiques. Son autonomie ne s'exerce que dans le cadre strict de l'organisation du travail que lui confie son ou ses supérieurs ; sa responsabilité personnelle peut toutefois être engagée sur des questions touchant au secret médical.
  • Il est à noter que dans les établissements relevant de la fonction publique (hospitalière ou territoriale) le recrutement de l'immense majorité des secrétaires médicales se fait d'abord temporairement avec l'appellation "adjoint administratif".

Orientations de carrière & Mobilité professionnelle

PUIS MOBILITES PROCHES ENVISAGEABLES SELON POLE EMPLOI

BLOCS DE COMPETENCES

FRANCE-COMPETENCES
RNCP35252BC01

BLOC :
Accueil et assistance aux patients

Accueillir puis évaluer avec discernement le besoin d'un patient et le degré d'urgence de sa demande à partir d'un échange oral direct ou téléphonique ; lui proposer un rendez-vous ou un parcours adapté à son état ;
Gérer l'ensemble des procédures liées à la prise de rendez-vous et à l'admission dans le service en utilisant les logiciels spécifiques adaptés, dans le respect des règles liées à l'identitovigilance et à la confidentialité des données ;
Assurer l'accueil, les déplacements, l'attente des patients ; réagir avec discernement dans une situation particulière, conflictuelle, agressive ou relevant de l'urgence médicale ;
Conseiller les patients, quelque-soit leur situation particulière, sur leur parcours médical et les démarches administratives qui s'y rattachent.

MODALITES D'EVALUATION:

Mises en situation professionnelle / cas pratiques : Accueil et orientation d'un patient vers un soignant ou un service à partir des renseignements qu'il a fournis au téléphone ou lors de son passage dans le service ; Enregistrement administratif d'un nouveau patient puis admission dans le service pour un parcours de soins ; Face à une situation conflictuelle ou relevant de l'urgence en salle d'attente, décrire le comportement à avoir et les actions à mettre en oeuvre ; Cas pratique de la prise en charge financière et administrative d'un patient souffrant d'une pathologie spécifique (ALD, maternité, psychiatrie…).

FRANCE-COMPETENCES
RNCP35252BC02

BLOC :
Coordination des activités d'un service médical

Concevoir un planning opérationnel pour un service médical en respectant les contraintes de ce service et le calendrier du parcours de soin des patients ;
Réguler l'activité du service en s'assurant de la bonne coordination des soins programmés et diffusant aux personnels soignants une information contrôlée ;
Assister l'équipe dans l'organisation d'un évènement, dans la mise au point du calendrier, de la logistique et dans la communication autour de cet évènement ;
Assurer la gestion comptable d'un cabinet médical en utilisant le logiciel dédié et en utilisant la procédure de télétransmission ;
Gérer l'ensemble des procédures comptables liées à la facturation des actes réalisés dans un service hospitalier en respectant les règles imposées par le programme de médicalisation des systèmes d'information (PMSI).

MODALITES D'EVALUATION:

Mises en situation professionnelle / cas pratiques : Création ou amélioration, à partir des disponibilités des locaux et des soignants, d'un planning d'activités pour un service médical, cela en utilisant Outlook ou le logiciel spécifique en usage dans le service ; Organisation d'une réunion dans le service, mise en place du calendrier, et de la logistique ; conception de la plaquette de présentation et/ou du compte rendu final, à partir de notes en utilisant Powerpoint ; Réalisation d'encaissements sous forme d'espèces, de chèques, de virements par CB, enregistrement de ces mouvements avec le logiciel dédié, puis télétransmission à partir de la carte vitale du patient ; Rédaction d'un résumé d'unité médicale (RUM), à partir de données fournies par un médecin, en codant les actes réalisés pendant le séjour du patient.

FRANCE-COMPETENCES
RNCP35252BC03

BLOC :
Production et communication des documents médicaux

Assurer la gestion du courrier entrant et sortant afin de permettre la communication de l'équipe soignante du service avec les patients et leurs soignants, cela en respectant les contraintes de rapidité et les règles de confidentialité des données ;
Produire les documents relatant les actes médicaux réalisés dans le service, en utilisant les techniques de transcription appropriées - dictée numérique ou dictaphone - et en respectant la terminologie médicale adaptée ;
Gérer l'ensemble des procédures liées aux dossiers médicaux des patients, en utilisant les logiciels spécifiques adaptés et dans le respect de la protection des données, afin d'en assurer l'actualisation, le classement, la traçabilité et éventuellement la diffusion ;
Assurer la veille réglementaire pour le service afin de mettre à disposition des membres de l'équipe médicale des informations officielles et actualisées.

MODALITES D'EVALUATION:

Mises en situation professionnelle / cas pratiques : Frappe, mise en forme d'un courrier simple, d'une lettre de liaisons, et d'un certificat ou une ordonnance à partir de consignes "audio" ; puis diffusion au patient et aux soignants concernés ; Transcription d'un compte rendu de consultation et/ou d'intervention chirurgicale à partir d'un enregistrement numérique ; Création pour un nouveau patient d'un dossier médical numérique avec la procédure DPI, enregistrement de différentes pièces médicales dans ce dossier ; Correction de documents fautifs en termes de confidentialité des données, d'hygiène, de sécurité ou de normes environnementales.