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-- Construire un parcours de formation --

Secrétaire assistant (RNCP35039)

Formation et/ou diplôme proposée au RNCP par le certificateur : Ministère des Armées

Branches de formations NSF

NSF 3xx Domaines technico-professionnels des services > NSF 32x Communication et information > NSF 324 Secrétariat, bureautique >
> NSF 324t Saisie, mise en forme et communication des données >

Activités visées

Le secrétaire assistant est chargé des activités suivantes : Gestion des agendas Participation à l'organisation des activités Enregistrement et traitement de données Exploitation des flux d'informations Management de l'information Entretien d'un réseau de contacts Accueil et orientation des interlocuteurs Information des interlocuteurs
[Se référer à la fiche source pour plus de détails]

Appellations professionnelles possibles

  • Au sein des Armées : agent de secrétariat, assistant d'administration, assistant de direction.
  • Au sein du secteur civil : secrétaire assistant, chargé d'accueil.

Environnements de travail

  • Au sein du ministère des Armées le secrétaire assistant est employé dans tout type de structure administrative : service de secrétariat général, secrétariat particulier. Les fonctions sont exercées en échelon central ou dans les unités en région ; en métropole ou en outre-mer ou à l'étranger. Dans le secteur civil ses compétences transverses lui ouvrent l'accès à toute branche d'activité et tout type d'entreprise disposant de secrétariats administratifs : secteurs public, privé, associatif.

Orientations de carrière & Mobilité professionnelle

METIERS SELON LE CERTIFICATEUR

PUIS MOBILITES PROCHES ENVISAGEABLES SELON POLE EMPLOI

BLOCS DE COMPETENCES

FRANCE-COMPETENCES
RNCP35039BC03

BLOC :
Mener les activités de communication d'un secrétariat

Actualiser un carnet d'adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d'information et de communication afin qu'il puisse être exploité pour s'adresser sans délai à l'interlocuteur idoine
Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l'autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d'information et de communication
Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande
Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée
Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes
Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d'obtenir une réponse
Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité
Communiquer fidèlement en interne de l'organisme ou vers l'extérieur les informations utiles.

MODALITES D'EVALUATION:

Par la voie de la formation : cas pratique relatif à l'entretien de la base de données concernant le portefeuille de contacts Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des cas pratiques relatifs : à la prise en charge téléphonique ou en présentiel d'un interlocuteur au traitement de la demande, recherche et communication de la réponse Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée Par la voie de la formation : cas pratique relatif au traitement de la demande, à la recherche et à la communication de la réponse Par la voie de la VAE : étude du livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée

FRANCE-COMPETENCES
RNCP35039BC01

BLOC :
Organiser les activités d'un secrétariat

Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l'outil de communication dédié (logiciel…)
Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l'entretien afin de rationaliser l'agenda
Prendre les rendez-vous en coordination avec d'autres activités
Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais
Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie
Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l'aide des moyens de communication dédiés
Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l'aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie
Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d'autorités ou à l'organisation d'une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes,…)
Rédiger le compte rendu d'une réunion mentionnant les points majeurs
Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l'activité du service pour faciliter la prise de décision
Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques
Archiver les documents de façon partagée

MODALITES D'EVALUATION:

Par la voie de la formation avec des mises en situation simulées : prise de notes, rédaction de compte rendu de réunion sur un support informatique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : optimisation des calculs à l'aide de formules adéquates, réalisation de graphiques et insertion de dessin sur un graphique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée

FRANCE-COMPETENCES
RNCP35039BC02

BLOC :
Traiter les flux d'informations dans un secrétariat

Traiter l'arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion)
Relever le courrier (écrit et électronique) arrivé via chaque source de réception et selon la périodicité adaptée
Enregistrer le courrier arrivé conformément à la procédure en vigueur
Analyser le courrier arrivé en fonction des destinataires et des priorités identifiés dans le respect des délais
Attribuer ou proposer une attribution du courrier rationnelle
Assurer le suivi de la diffusion
Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle
Dactylographier les documents adéquats en appliquant la charte graphique ministérielle et les règles de correspondance administrative
Vérifier la conformité du courrier départ avant expédition
Enregistrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur
Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé
Conditionner le courrier départ
Exploiter de manière optimale un carnet d'adresses
Assurer le suivi du courrier envoyéstrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur
Participer à la capitalisation de l'information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde :
en mettant à jour la documentation des règles d'archivage et de sauvegarde selon les consignes
en sauvegardant/archivant en proposant la rationalisation de l'archivage et de la sauvegarde le cas échéant
Tenir à jour la documentation relative au classement et à l'archivage en se tenant régulièrement informé des évolutions réglementaires

MODALITES D'EVALUATION:

Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : à l'aide des documents d'organisation d'un organisme (organigramme, fonctions des chefs de service, rôle et missions des entités de l'organisme), attribuer le courrier « arrivée » en fonction de l'objet, du sujet traité et/ou de l'urgence de l'action à effectuer Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée Par la voie de la formation : Élaboration de document sur le logiciel de traitement de texte adéquat : dactylographier un texte sans notion de vitesse dactylographier un texte sous contrainte de temps ET/OU élaboration de documents de correspondance élaboration d'un rapport complexe à l'aide d'un logiciel de traitement de texte impression, signature et enregistrement des documents Élaboration et conditionnement d'un document classifié « confidentiel défense » à l'aide d'un logiciel de traitement de texte Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée Par la voie de la formation : études de cas portant sur la réglementation applicable dans l'institution à la gestion des archives, et sur la hiérarchie des textes Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée